1、组织领用受控文件的部门和个人，必须妥善保管，若有遗失，必须填写“文件领用申请单”，经发放批准人批准后方可补发。丢失的文件一旦找回，应立即上交该文件发放部门并销毁。
2、ISO9000认证文件及资料的原件，由原发放部门专人负责保管。
3、换版、作废的受控文件由原发放部门资料员收回，在“文件/资料发放清单”上做好标记，并及时销毁收回的文件。
4、有保留意义的文件，可保留原件，但应盖上“作废、保留”印章。
5、受控文件不得擅自复印或向公司外部人员提供有效文件。
6、接到外来的ISO9000认证质量文件，其归口管理部门应按本程序控制其有效性。
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