1、ISO9000认证文件的发放与回收由行政部负责。
2、行政部文件管理员在文件上加“受控”标识、编制分发号，填写《文件发放（回收）登记表》。文件的发放应确保在各使用处均可获得适用文件的有效版本。
3、当ISO9000认证体系文件破损严重，影响使用时，由文件使用人提出申请，到生产部办理更换手续，交回破损文件，补领新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号。生产部将收回文件销毁。
4、质量管理体系文件发生丢失时，由使用人提出申请，部门负责人签字，经行政部同意后，办理领用手续。行政部在补发时，给予新的分发号，并将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。
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