一、文件受控状态分为受控、非受控、作废。
1、受控文件：文控负责通过《文件发放（回收）登记表》确保现场使用文件是最新有效版本。
文控保留存档的文件原稿上盖“受控正本”印章，分发至现场使用的盖“受控副本”印章。
2、非受控文件：文件修订及改版后不需要回收，此类文件只能在文控保管，加盖“参考文件”印章，发给有此需要的部门。
3、作废文件：限在办公室统一保管。
A 对修订、改版后的回收文件，除留下文控的原稿加盖“作废文件”印章，并注明作废签名及作废日期专门归档保管外，其余回收文件由文控统一销毁。
B 因体系更改或工艺更改需作废的文件，由使用部门提出申请，填写《文件更改申请表》/《文件申请表》，核准后，方可由文控按4.5具体执行。
二、文件因损坏、遗失或其它原因须增领文件时，由申请人填写《文件申请表》，经文件编写原审核及批准人核准后由办公室文控中心按4.5具体执行。
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